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méthode - analyse des réponses d’une consultation

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Méthode - analyse des réponses d’une consultation

Pour utiliser cette procédure, il faut transposer les besoins exprimés dans le cahier des charges
sous la forme de critères d’évaluation1

Chaque critère pourra être pondéré (Poids).
L’analyse des réponses permettra d’apprécier pour chaque critère l’adéquation de la réponse au
besoin (Notes).

La procédure Excel permettra d’analyser, de classer l’ensemble des réponses et d’identifier les
réponses les plus proches du besoin exprimé.


1- Présentation générale

Les feuilles Excel de ce classeur permettent de comparer plusieurs réponses, et d'effectuer une
présélection résultant de cette comparaison. Elles sont de deux types :

  • les feuilles d'évaluation
  • la feuille de présélection.

Chaque feuille Excel d'évaluation correspond à une réponse et évalue l'aptitude du prestataire à
répondre aux besoins d'une entreprise ; elle est composée d'une liste de critères regroupés par
catégorie et permettant d'effectuer l'évaluation ci-dessus mentionnée. Les critères d'évaluation
préalablement définis sont les mêmes pour toutes les réponses.

La feuille de présélection permet d'obtenir une classification des réponses, par critères, par
catégorie de critères et enfin de façon globale. Elle sera toujours la dernière feuille du classeur; les
différentes feuilles la précédant seront toutes des feuilles d'évaluation.

On peut établir autant de comparaisons qu'il y'a de feuilles d'évaluation à mettre dans le classeur. On pourra par exemple avoir un classeur pour un projet constitué des feuilles suivantes :

  • Réponse de la société 1
  • Réponse de la société 2
  • Réponse de la société 3
  • Réponse de la société 4
  • Réponse de la société 5
  • ……

FEUILLE DE PRESELECTION

La procédure à suivre pour un projet est la suivante:

  • A l'origine du projet
  • On initialise un classeur correspondant au nouveau projet
  • On crée une feuille par réponse ayant le nom de la réponse à évaluer
  • On crée la feuille de présélection
  • La présélection des réponses par critères, catégorie de critères et enfin d'une manière globale, est obtenue de façon automatique.

Le présent document présente dans le détail :

  • la composition de la feuille d'évaluation
  • la composition de la feuille de présélection
  • la description de la procédure à suivre.

2- Composition de la feuille d'évaluation

La feuille Excel d'évaluation ou feuille d'évaluation « Consultation », est d'un aspect simple et se présente sous la forme suivante :


CRITERES

NOTATION

LibelléCatégoriePoidsPointsNote


Elle porte le nom de la réponse qu'elle évalue ; pour des besoins de lisibilité des données lors de l'impression, ce nom sera aussi mentionné sur la cellule "réponse" ou "A2" de la feuille.

La colonne "Libellé" obtenue par fusion des colonnes A B et C, contient les différents critères de sélection libellés sans saut de ligne. Cette colonne peut recevoir cent quatre vingt critères.

Les critères de sélection sont regroupés par catégorie :

  • S désignera les critères stratégiques
  • F désignera les critères fonctionnels
  • Tecno désignera les critères technologiques
  • Tecni désignera les critères techniques
  • C désignera les critères commerciaux
  • M désignera les critères méthodologiques.

A chaque critère est affecté un poids auquel on donne des valeurs de poids discriminants:

  • 1 pour un critère peu important pour l'entreprise
  • 3 pour un critère important
  • 5 pour un critère très important.

Après la visite d'évaluation d'un éditeur, un nombre de points est donné à chacun des critères:

  • 0 pour un critère non couvert par le prestataire
  • 1 lorsque ce critère est couvert de façon insatisfaisante
  • 3 lorsqu'il est couvert de façon satisfaisante
  • 5 lorsqu'il est très bien couvert.

Enfin en multipliant le poids par le nombre de points, on obtient alors la note d'un critère pour une réponse donnée. Le total final par catégorie ou pour tous les critères, permet d'affecter une note par catégorie ou alors une note globale à la réponse. Le mot clé "Total" sera toujours sur la colonne "F" de la feuille Excel d'évaluation; la cellule à droite de ce mot clé contiendra la note globale.


3- Composition de la feuille de présélection

La feuille de présélection est composée de trois parties et munie de deux boutons de commande:

  • partie 1 : la présélection par critères
  • partie 2 : la présélection par catégorie de critères
  • partie 3 : la présélection globale
  • un bouton "Présélection" et un bouton "Initialisation"

Ces différentes parties de la feuille de présélection sont remplies automatiquement grâce à la fonction présélection exécutée à partir du bouton "Présélection". Pour chacune d'elle, la fonction présélection permet de construire ce qu'on appelle une short list, (liste courte), liste dans laquelle nous ne retenons que les trois réponses les plus à mêmes de répondre aux critères qui sont importants pour l'entreprise. Le bouton "Initialisation" annule la short list précédente.

Les différentes parties de la feuille de présélection se présentent respectivement sous la forme suivante :

3.1- Présélection par critères


CRITERES

REPONSES

LibelléCatégorie1ère2ème3ème


La réponse classée 1ère est parmi toutes les réponses à évaluer, celle qui répond le mieux aux besoins de l'entreprise pour un critère donné ; c'est la réponse ayant obtenu la note la plus grande pour ce critère. La réponse classée 2ème, est parmi les réponses restantes, celle ayant obtenu la note la plus grande pour le même critère que la réponse classée 1ère…etc.

3.2- Présélection par catégorie de critères


CRITERES

REPONSES

Catégorie1ère2ème3ème
Stratégiques1ère2ème3ème
Fonctionnels1ère2ème3ème
Technologiques1ère2ème3ème
Techniques1ère2ème3ème
Commerciaux1ère2ème3ème
Méthodologiques1ère2ème3ème


Les règles de présélection sont semblables à celles qui précèdent. Néanmoins, on tient compte ici du total des notes obtenues par éditeur et pour chaque catégorie de critères.

3.3- Présélection globale

REPONSES

1ère2ème3ème

Elle s'effectue en fonction de la note globale obtenue par chaque réponse.
Notons que les colonnes R, S et T de la feuille Excel de présélection contiendront respectivement les colonnes 1ère, 2ème et 3ème de la présélection globale.


4- Procédure à suivre

Les étapes:

  • Étape 1 : Initialisation d'un nouveau classeur
  • Étape 2 : Initialisation d'autant de feuilles d'évaluation qu'il y a de réponses à comparer
  • Étape 3 : Initialisation d'une feuille de présélection
  • Étape 4 : Saisie des libellés, catégories, poids et points sur les feuilles d'évaluation
  • Étape 5 : Calcul des notes sur chaque feuille d'évaluation
  • Étape 6 : Présélection des réponses


4.1- Initialisation d'un nouveau classeur


Lorsqu'un nouveau projet démarre, il convient d'ouvrir un nouveau classeur qui contiendra les différentes feuilles Excel nécessaires à notre étude.


4.2- Initialisation des feuilles d'évaluation


Chaque nouveau classeur contient autant de feuilles d'évaluation qu'il y'a de réponses à comparer.
Pour cela, il suffit de faire une ou plusieurs copies des feuilles d'évaluation dans le fichier de base "SelectionReponses.xls" et de les coller dans le nouveau classeur en prenant soin de les dénommer convenablement.


4.3- Initialisation d'une feuille de présélection


On procède comme précédemment pour l'initialisation d'une feuille de présélection. Elle est la dernière du classeur; toutes les feuilles qui la précèdent sont des feuilles d'évaluation.


4.4- Saisie sur les feuilles d'évaluation


Avant de procéder à la saisie des poids et des points, il convient de créer un groupe de travail contenant toutes les feuilles d'évaluation puis de saisir uniquement sur la première feuille les libellés et catégories des différents critères de sélection, le premier de ces critères étant saisi dans la cellule "A7" ; il convient aussi de respecter le format et la symbolique de chaque catégorie de critères (cf. paragraphe 2). On annule ensuite le groupe de travail et on procède à la saisie des poids et des points sur chaque feuille d'évaluation.

4.5- Calcul des notes


Le calcul des notes sur chaque feuille d'évaluation et pour chaque critère s'effectue automatiquement, dès lors que les poids et les points ont été saisis.


4.6- Présélection des réponses


Le bouton "Présélection" exécute la fonction présélection des réponses ; celle-ci effectue la présélection des réponses par critères en fonction des notes obtenues pour chaque critère, par catégorie de critères en fonction du total des notes obtenues par catégorie de critères, et enfin de façon globale en fonction du total final des notes pour tous les critères et pour chaque réponse.


La fonction présélection se charge aussi de remplir les différentes parties de la feuille de présélection. Elle est exécutable pour une classification d'au moins deux réponses.